Koordinatör Öğretmenlerin Evrak Çilesini Bitiren Sistem: KOYSİS

Değerli Meslektaşlarım ve Forum Üyeleri Merhaba,

Biliyoruz ki Mesleki ve Teknik Anadolu Liseleri ile MESEM'lerde koordinatörlük süreçleri tam bir evrak hamallığına dönüşmüş durumda. Her ay sonu WhatsApp gruplarında kaybolan dekontlar, karmaşık Excel tabloları, manuel hazırlanan devamsızlık, rehberlik, fesih formları ve sürekli değişen mevzuatlar hem idarecilerin hem de koordinatör öğretmenlerin saatlerini, hatta günlerini alıyor.

Bu hantal işleyişe son vermek ve eğitimdeki dijital dönüşümü sağlamak adına tamamen modern, minimalist ve akıllı bir otomasyon mimarisiyle geliştirdiğimiz KOYSİS (Koordinatörlük Yönetim Sistemi) projemizi sizlere tanıtmak istiyoruz.



Koordinatör Öğretmenler İçin:
​

Telefondan – PC’den Dekont Yükleme: İşletme ziyaretindeyken dekontun fotoğrafını çekip sisteme saniyeler içinde yükleyebilirsiniz. Veya işletmeden pdf-jpg olarak aldığınız dekontu istediğiniz platformdan site üzerinden saniyeler içinde sisteme yükleyebilirsiniz.

Otomatik Evraklar: Ay sonu geldiğinde; devamsızlık formu, aylık rehberlik formu evrakları sistem tarafından (öğrenci/işletme bilgileri ve okul günleri otomatik hesaplanarak) hazır olarak size sunulur. Sadece "Yazdır" veya "PDF İndir" demeniz yeterli.

Koordinatörlük Süreçleri: Devamsızlık yapan öğrenciyi veya işyerinden ayrılan öğrenciye ait fesihi anında sistemden bildirin ve koordinatör müdür yardımcısına otomatik bildirim gitsin. Fesih evrakı da otomatik düzenlenir, geçmişe dönük çıktıları alınabilir.

İşletmedeki usta öğreticilerin numaralarından tutun da öğrenci devamsızlıklarına kadar her şeye cebinizden anında ulaşırsınız.​

Koordinatör Müdür Yardımcıları İçin:​

Öğrenci ve İşletme Atamaları: Öğrencilere işletme ve sorumlu öğretmen atamaları tek ekrandan yapılır. Transfer sistemi ile tekli veya çoklu öğrenci seçilerek başka işletmelere kolayca aktarım sağlanır.

Dekont Dönemleri & Program Yönetimi: MESEM ve Anadolu Meslek Programı öğrencileri için dekont yükleme ekranları ayrı ayrı yönetilir; yönetici panelinden dekont dönemleri kolayca ayarlanır.

e-Okul & e-MESEM Entegrasyonu: AMP ve MESEM kapsamındaki öğrenciler için e-mesem veya e-okuldan alınan dekont verileri Excel olarak yüklenir, eşleşmeyen işletmeler için sistem üzerinden eşleştirme yapılır ve tüm dekont verileri için düzenleme ekranı sunulur.

Görev Evrakları Otomasyonu: Haftalık görev evrakları otomatik olarak oluşturulabilmekte, görev emri ve işletme görev formları hazırlanabilmektedir. Boşta olan öğrenciler görev emrine otomatik eklenir.

Fesih ve Devamsızlık Onay Mekanizması: Öğretmen tarafından girilen taslak fesihler yönetici ekranına düşer ve onaylanarak resmîleşir; fesih onaylandığında öğrenci boşta durumuna geçer. Devamsızlıklar yine bu ekrandan onaylanarak sisteme işlenir.

Excel ile Toplu İşlemler: Öğrenci, işletme ve kullanıcı verileri Excel üzerinden toplu olarak sisteme aktarılabilmekte (import) ve indirilebilmektedir (export).

Gelişmiş Şube ve Okul Günü Yönetimi: Şubesi olmayan öğrencileri filtreleyebilir, sınıfları bölebilir, şubelerin okul günü atamalarını tek tıkla gerçekleştirebilirsiniz.

Öğretmen Modu (Gözlemci Erişimi): Yöneticiler, öğretmenlerin panellerine doğrudan erişim sağlayabilir. Bir öğretmenin girdiği verileri inceleyebilir, eksik dekontları kontrol edebilir veya öğretmenin yetkisi dahilindeki işlemleri idari düzeyde denetleyebilirsiniz.

Sabit Bilgiler ve Kurum Kimliği: Okul adı, müdür ve müdür yardımcısı bilgilerini özelleştirin.

Alan ve Dal Yönetimi: Okulunuza uygun alan ve dalları ekleyip çıkararak sistemi kurumunuza özel hale getirin.

Kurumsal Branding: Okul logonuzu sisteme yüklediğinizde; giriş ekranı, menüler, tarayıcı ikonu (favicon) ve en önemlisi tüm resmi görev evrakları otomatik olarak okul logonuzla mühürlenmiş şekilde oluşturulur.​

Rehberlik Servisi İçin:
​

Öğrencilerin geçmiş yıllardaki tüm iş yeri değişiklikleri kronolojik olarak kayıt altında tutulur.

Devamsızlık sınırındaki öğrenciler istatistik kartlarıyla anlık takip edilir ve sistemin hazırladığı taslak metinlerle otomatik devamsızlık tutanağı oluşturulur.

Devamsızlık görüşmeleri sistem üzerinden kayıt altına alınabilmektedir. Seçeneklere göre otomatik değişen hazır görüşme metinleri ile tutanak oluşturulur ve Koordinatör Müdür Yardımcısı için bilgilendirme notu girilerek durum doğrudan bildirilir.​

Bilişimci Hocalarımız İçin Teknik Altyapı Notu:​

Sistemi tasarlarken piyasadaki eski nesil, karmaşık arayüzlerden tamamen uzaklaştık.

Flat Design ve Glassmorphism esintileri taşıyan, göz yormayan, son derece temiz ve modern bir arayüz inşa ettik.

Altyapıda her okul için tamamen izole edilmiş ayrı veritabanları (subdomain yapısı) kullanıyoruz. Veriler birbirine kesinlikle karışmaz ve 256-bit SSL ile korunur.

Sistem %100 responsive (mobil uyumlu) çalışır; ekstra bir mobil uygulama kurmanıza gerek kalmaz.​

30 Gün Ücretsiz! Sistemin hızını, modern arayüzünü ve okulunuzun iş yükünü nasıl hafiflettiğini kendi gözlerinizle görmeniz için kurumunuza özel 30 günlük ücretsiz deneme (demo) açıyoruz.

Sistemi İncelemek ve Başvuru İçin: koysis.net

Broşür İçin: Broşür.pdf

Aklınıza takılan her türlü soruyu bu başlık altından veya sitemiz üzerinden bize iletebilirsiniz.
Geri bildirimleriniz bizim için çok değerli, çünkü bu sistemi sahadaki ihtiyaçlara göre şekillendirmeye devam ediyoruz.

Destekleriniz ve yorumlarınız için şimdiden teşekkürler!

KOYSİS Yazılım Ekibi​